VOON-Management GmbH

Blog

Mit dem Kuchen reden, nicht mit dem Krümel!?

von

Entscheidungsprozesse im Wandel

Big Data und die veränderte Selbstorganisation der Mitarbeiter beeinflussen sämtliche Unternehmensbereiche und zwar enorm! Gerade in Bezug auf betriebliche Agilität und rasche Entscheidungsprozesse sind einschneidende Veränderungen erkennbar, zum Beispiel: Die Anzahl der Einzel-Entscheidungsträger sinkt. Nicht immer, aber immer öfter, treffen immer mehr Personen immer flexiblere Entscheidungen. Wie ein Unternehmen den Überblick bewahrt und nicht von agil zu fragil mutiert, erfahren Sie im heutigen Beitrag... 

Ciao, ciao Betriebsgeheimnis! 

In Zeiten des Internets kann Jedermann sämtliche Firmendaten auf einen Klick einsehen. Egal ob unauffälliger Durchschnittsbürger, eifriger Mitarbeiter, Interessensvertreter etc. durch die digitale Vernetzung können Informationen in Sekundenschnelle beschafft, weitergeleitet oder geteilt werden. Viele Firmenbosse können auf datengesteuerte Informationen aber oftmals nicht rechtzeitig reagieren. Erschwerend kommt hinzu, dass meist eine große Personenanzahl in die transparenten betrieblichen Abläufe und Entscheidungen involviert ist. Was einerseits durchaus löblich und förderlich klingt (Stichwort: selbständigere, motivierte Mitarbeiter, mehr Freiraum und Agilität), führt nicht selten sogar zu längeren Reaktionszeiten und in der Folge zu (kostspieligen) Verzögerungen bei Entscheidungsprozessen, heißt es in einem 2016 im Havard Business Manager erschienenen Artikel 

Hierzu ein Praxisbeispiel: Kundenbetreuungsteams bemühen sich verzweifelt um kürzere Reaktionszeiten auf Reklamationen. Das Technikerteam wiederum will keinesfalls provisorische Schnell-Schuss-Lösungen riskieren. Um eine effiziente Lösung zu erzielen, sind beide Gruppen aufeinander angewiesen. Enge Kooperationen führen in vielen Unternehmen jedoch nicht zu der gewünschten Zusammenarbeit, sondern bewirken oft genau das Gegenteil: Die Überschneidung der Abläufe führt zu Spannungssituationen und schürt nicht selten Konflikte (Schrage 2017: o.S.). 

Wer zahlt, schafft an!? 

Diese Ansicht scheint in Zeiten schlanker Aufbauorganisationen und agilen Transformationen wenig verlockend und nicht mehr zeitgemäß. Entscheidungsrechte haben den Zweck zu klären, wer zu Entscheidungen befugt ist und wer die Verantwortung für getroffene Entscheidungen trägt. Laut dem Ökonomen Michael Jensen (geboren 1939 in Minnesota, USA) geht es hierbei darum, wie Unternehmen über Entscheidungen entscheiden“. Neben der Fähigkeit, Arbeiten zu erledigen und Verantwortung für die Aufgaben zu tragen, hat auch das Recht, Entscheidungen zu treffen, einen äußerst hohen Einfluss auf die Effektivität und Effizienz im Unternehmen, ist Jensen überzeugt. Die Vergabe von Entscheidungsrechten sollte seiner Meinung nach als Managementtool betrachtet werden. Über je mehr Entscheidungsrechte Sie oder Ihr Team verfügen, umso stärker können Sie am Unternehmensgeschehen mitwirken und umso mehr Verantwortung tragen Sie“, so Jensen (Schrage 2017: o.S.).  

In 3 simplen Schritten zu sinnvoller Verteilung von Verantwortung  

Um das Treffen von Entscheidungen explizit zu regeln und zu analysieren, wird häufig das RACI-System angewandt (die Bezeichnung leitet sich aus den Anfangsbuchstaben der englischen Begriffe Responsible, Accountable, Consulted und Informed, ab). Die rollen- und aufgabenspezifische Klärung von Verantwortlichkeiten läuft demnach wie folgt ab (Kaltenecker, Siegfried: Selbstorganisierte Unternehmen: Management und Coaching in der agilen Welt, Heidelberg, 2017 o.S.): 

  1. Die Festlegung der Rollen: Wer ist beteiligt, wer muss für gute Entscheidungen berücksichtigt werden? 
  2. Die Identifikation von Aufgabenpaketen: Über was gilt es zu entscheiden? Was muss geklärt werden und wofür werden explizite Verantwortlichkeiten benötigt?
  3. Die Klärung der Verantwortlichkeiten: Wer erledigt welche Aufgaben (wer ist Responsible)? Wer ist der Gesamtverantwortliche (wer ist Accountable)? Wer ist zusätzlich zu involvieren und wer sollte evtl. noch um seinen Input gefragt werden (wer sollte Consulted werden)? Für wen ist es hilfreich, über den Status informiert zu bleiben (wer sollte Informed werden)? 

Die Vorteile, die sich beim Anwenden der RACI-Methode ergeben, sind lt. dem Change Management- und Leadership-Experten Dr. Kaltenecker unter anderem: 

  • Ein Überblick über wesentliche Aufgabenbereiche wird ermöglicht 

  • Die Zuordnung der Verantwortlichen/Beteiligten ist geklärt (wesentliche Stakeholder  werden vermutlich nicht übersehen, Rollen und Verantwortlichkeiten sind eindeutig definiert) 

  • Die Verbesserung der Kommunikation ist gewährleistet (geringeres Konfliktpotential durch klare Verantwortlichkeiten und offenere Gespräche) 

Der Trainer, Berater und Autor des Buches Management und Coaching in der agilen Welt Dr. Kaltenecker bezeichnet Entscheidungsmanagement als "Duplikat des visuellen (sichtbaren) Arbeitsmanagements", wobei Entscheidungsmanagement aufzeigt, was häufig nur implizit geregelt ist (Kaltenecker 2017: o.S.). 

Zeitgemäßes Datenmanagement versus traditionelle IT-Governance 

Laut Michael Schrage sollte es heutzutage kein Problem darstellen, relevante Mitarbeiter und Teams digital miteinander zu verbinden. Verantwortungsnetzwerke für das Projekt- und Prozessmanagement schaffen Klarheit und Transparenz und bieten die nötigen Einblicke in die Entscheidungshierarchien des Unternehmens. Die Frage, wer das Recht hat, auf Daten zuzugreifen, sie zu verarbeiten und zu teilen, ist mittlerweile zur wichtigsten Chance und gleichzeitig auch zum größten Konfliktherd innerhalb von unternehmen geworden“, so Schrage. Das Thema Datengovernence sollte in modernen datengesteuerten Unternehmen lt. Michael Schrage strategische und organisatorische Priorität haben. Datenmanagement  hängt von der Zukunft der Entscheidungsrechte ab und diese beruht wiederum auf der Zukunft der Datengovernence, heißt es in dem genannten Beitrag. 

Dass Ihre Daten stets in Ihrem Sinne geteilt und weiterverarbeitet werden und dass Sie sämtliche Informationen stets effektiv (be)nutzen können, das wünschen 

Markus Feistritzer & Christoph Edenhauser 

 

 

Verzeichnis und weiterführende Information: 

Schrage, Michael: Wie die Daten-Explosion unsere Entscheidungsprozesse verändert, 2016, in: Harvard Business Manager 

Kaltenecker, Siegfried: Selbstorganisierte Unternehmen: Management und Coaching in der agilen Welt, Heidelberg, 2017

 

von | Kategorien: VOON-Management GmbH

Einen Kommentar schreiben